Fragen und Antworten

Falls Du Hilfe bei der Einrichtung von Werkzeit brauchst, gehen wir die ersten Schritte gemeinsam mit Dir. Hier findest Du Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Bezahlung und Laufzeiten

Werkzeit berechnet für jede*n angemeldete*n Mitarbeiter*in 1€ pro Monat. Beispiel: 10 Mitarbeitende = 10€/Monat, 25 Mitarbeitende = 25€/Monat

Unser kleines 1x1 rechnet Dir die genauen Kosten vor.

Werkzeit berechnet pro Mitarbeiter*in 1€ im Monat. Je nach Anzahl der registrierten und damit angelegten Mitarbeiter*innen steigen dementsprechend die Kosten.

Das Anstellungsverhältnis dient lediglich als Grundlage für die Urlaubsberechnung, sperrt aber nicht die Nutzung des angelegten Kontos – dieses bleibt im System aktiv.

Da die Abrechnung über die Anzahl der im System registrierten Mitarbeiter*innen läuft, müssen ehemalige Mitarbeiter*innen im System deaktiviert bzw. archiviert werden. Wie Du Mitarbeiter*innen archivierst und wie Du zum Beispiel im Falle einer Sozialversicherungsprüfung auf die Daten zugreifen kannst, erfährst Du in den folgenden Punkten.

Die Bezahlung kann über monatliche Kreditkartenzahlung oder SEPA-Lastschriftmandat erfolgen.

Im Rahmen eines Abonnements erfolgt die Abrechnung monatlich im jeweils laufenden Monat. Die Abwicklung der Zahlung läuft über den Zahlungsdienstleister Stripe.

Die Rechnungen werden auf elektronischem Wege im jeweiligen Zugangskonto (Admin-Zugang) bereitgestellt. Gehe hierzu in Deine Unternehmenseinstellungen und dann auf Zahlungsdaten.

Mit Admin-Rechten kann auf der Seite Accounting im Berech "Rechnungsdaten" eine andere "E-Mail-Adresse für Rechnungsempfang" hinterlegt werden.

Es gibt keine Mindestlaufzeit. Das Abonnement kann jederzeit zum Ende eines Monats mit einer Kündigungsfrist von 14 Tagen beendet werden.

Es gibt die Möglichkeit, die Anwendung 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen. Während dieser Testphase müssen keine Zahlungsdaten hinterlegt werden. Erfolgt nach Ablauf der 30 Tage kein Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements, wird das Konto deaktiviert.

Solltest Du dich bereits während der Testphase für ein Abonnement entscheiden, beginnt die Abrechnung erst nach Ablauf der 30 Tage. Die Testphase bleibt kostenlos.

Apps und Funktionen

Die Werkzeit Board App ist für Tablets

Werkzeit Board ist die zentrale Anlaufstelle zur Arbeitszeiterfassung in Eurem Unternehmen oder Eurer Abteilung. Mitarbeiter*innen können sich dort an- und abmelden und auch ihre Pausen dokumentieren. Gleichzeitig ist die Tablet-App eine digitale Statusübersicht, mit der Ihr auf einen Blick erkennt, wer gerade anwesend ist. Werkzeit Board bietet zudem die Möglichkeit, Abteilungen oder Standorte zu gruppieren, damit Ihr immer den Überblick behaltet. 

Werkzeit Board im App Store (iOS)

Werkzeit Board im Google Play Store (Android)

Die Werkzeit App ist für Smartphones

Die Werkzeit App erleichtert Deine Arbeitszeiterfassung und bietet Dir immer einen Echtzeit-Überblick über Dein Zeitkonto. Mit der Smartphone-App kannst Du sämtliche Buchungsvorgänge auch von unterwegs vornehmen, deshalb ist sie besonders für den Außendienst, Besuche bei Kund*innen, Meetings oder auch für die Arbeit im Home Office und Remote geeignet.

Werkzeit App im App Store (iOS)

Werkzeit App im Google Play Store (Android)

In der Smartphone-App ist es aktuell nur möglich, sich an- und abzumelden sowie die Pausen zu beginnen und zu beenden. Weitere Funktionen sind in der Web-App möglich.

Beide Werkzeit Apps sind kostenlos in den jeweiligen App Stores erhältlich.

Eine konkrete Projektplanung ist nicht möglich. Allerdings bietet Werkzeit eine Ressourcen-Übersicht, die unter dem Reiter „Planung“ zu finden ist. Hier gibt es die Möglichkeit, alle Mitarbeiter*innen und deren Anwesenheiten in einem ausgewählten Zeitraum zu erfassen und so eine Übersicht über vorhandene Kapazitäten zu erlangen. In dieser Übersicht gibt es ebenfalls die Möglichkeit, nur bestimmte Gruppen anzuzeigen. Diese Funktion hilft dabei, jederzeit zu kontrollieren, ob aus jedem Arbeitsbereich Deines Unternehmens (insbesondere zu Urlaubszeiten) ausreichend Kapazitäten für die anfallenden Arbeiten zur Verfügung stehen.

Login und Zugänge

In den Rechterollen können unterschiedliche Zugangsrechte eingerichtet werden. Beim Anlegen von neuen Mitarbeiter*innen wird der Zugang benötigt, für den alle nötigen Rechte freigeschaltet sind. In der Regel haben lediglich Führungskräfte oder Personalabteilungen diese Rechte.

Jede*r Mitarbeiter*in wird mit einer eigenen Email-Adresse und Passwort registriert. Nur mit diesen Zugangsdaten kann sich ein*e neue*r Mitarbeiter*in dann auch anmelden.

Nein - im Regelfall haben nur Geschäftsführung und Personalabteilung die Übersicht über alle angelegten Mitarbeiter*innen. Mithilfe von Rechterollen können allerdings für jede*n Mitarbeiter*in unterschiedliche Rechte eingerichtet werden, die diesen Zugriff erlauben, wenn es gewünscht ist.

Jede*r Mitarbeiter*in kann die eigene Arbeitszeittabelle einsehen und bei Bedarf die eigenen Zeiten exportieren und drucken. Nur die Personalleitung oder Führungskräfte haben Zugriff auf die Arbeitszeittabellen aller Mitarbeiter*innen.

Um Mitarbeiter*innen zu archivieren, wähle die entsprechende Person über die WebApp aus und klicke anschließend auf das rote Mülleimer-Icon „Personal archivieren“. Archivierte Mitarbeiter*innen werden für zukünftige Abrechnungen nicht länger berücksichtigt.

Hinweis: Wir empfehlen Dir, die Daten Deiner Mitarbeiter*innen vor ihrer Deaktivierung über die „Export“-Funktion auf der Personalseite als Excel- bzw. CSV-Datei herunterzuladen, damit Du diese für den Fall einer Sozialversicherungsprüfung vorrätig hast. Bitte bedenke dabei auch die Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen des Datenschutzes. Wie Du die Daten archivierter Mitarbeiter*innen dauerhaft löschen kannst, erfährst Du im nächsten Punkt.

Archivierte Mitarbeiter*innen findest Du bei entsprechender Berechtigung im Reiter „Archiv“. Hier kannst Du einsehen, wann die Person deaktiviert wurde und die dazugehörigen Daten bei Bedarf entweder wiederherstellen oder endgültig löschen. Bitte bedenke die Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen des Datenschutzes.

Hinweis: Wenn Du zuvor archivierte Mitarbeiter*innen bereits endgültig gelöscht hast, gibt es keine Möglichkeit mehr, die Daten wiederherzustellen.

Korrekturen und Auswertungen

Neben dem Monatssaldo wird auch der Gesamtsaldo in der Übersicht ausgegeben. Der Gesamtsaldo zeigt den kumulierten Stand von Plus- und Minusstunden der jeweiligen Mitarbeiter*innen an. Diese Zahl passt sich automatisch an, wenn weitere Stunden gebucht werden. Der Monatssaldo hingegen zeigt den gegenwärtigen Stand der Plus- und Minusstunden für den aktuellen Monat. Es handelt sich um die Differenz aus Soll- und Ist-Stunden.

In der Web-App gibt es den Reiter „Auswertung“, der für jeden Monat eine Auswertung der geleisteten Stunden darstellt. Hier kannst Du für jeden Monat die geleisteten Arbeitsstunden (Plus- und Minusstunden) einsehen. Über den Reiter „Export“ kannst Du diese Listen als Excel-Dateien herunterladen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn Du mindestens die Berechtigung „Buchen mit Korrektur“ hast. Klicke in Deiner Web-App auf den Reiter „Mitarbeiter“ und wähle anschließend in der Übersicht den zu bearbeitenden Tag aus. Scrolle ein Stück nach unten und klicke auf den Reiter „Anwesenheit korrigieren“. Es öffnet sich eine Maske, in der Du Arbeits- und Pausenzeiten löschen oder hinzufügen kannst. Zum Fertigstellen bestätigst Du unten rechts mit „Korrigieren“.

In der Smartphone App ist das aktuell nicht möglich. Allerdings kannst Du Anwesenheiten und Pausen nachträglich über die Web-App anpassen. Wenn ein*e Mitarbeiter*in die eigenen Zeiten selbst korrigieren soll, muss hierfür die Berechtigung „Buchen mit Korrektur“ eingestellt sein. Auch in der Testversion ist das nachträgliche Buchen über die Web-App von Arbeitszeiten möglich. Wie Du Anwesenheiten korrigieren kannst, kannst Du unter dem Punkt „Wie kann ich falsch gebuchte Zeiten korrigieren?“ nachlesen.

Den Gesamtsaldo der Stunden einzelner Mitarbeiter*innen können sich berechtigte Personen (Personalleitung, Administration) in dieser Monatsansicht anzeigen lassen. Einen klaren Überblick über Kapazitäten zu bestimmten Zeiträumen bietet diese Planungsübersicht mit ihren Filterfunktionen. Auch dieser Überblick erfordert die entsprechenden Berechtigungen.

Die Auswertungen der Arbeitszeitstunden unter dem Reiter „Auswertung“ werden im Format Stunden:Minuten dargestellt. Anders ist es hingegen, nachdem man einen Export heruntergeladen hat. Hier wird die Arbeitszeit als Float dargestellt, um z.B. in Excel leichter weiterverarbeitet werden zu können. Dies gilt es zu beachten.

An- und Abwesenheiten

Da in der Praxis meist nicht täglich die exakt gleiche Anzahl an Stunden gearbeitet wird, berechnet sich der Wert eines Urlaubstages durch die durchschnittliche Wochenarbeitszeit der jeweiligen Mitarbeiter*innen.

Beispiel A

Mitarbeiter*in A: Montag 8,5h + Dienstag 7h + Mittwoch 8h + Donnerstag 9h + Freitag 5h = 37,5h

37,5h / 5 Tage = 7,5h durchschnittliche Wochenarbeitszeit

Beispiel B

Mitarbeiter*in B: Montag 4h + Dienstag 2h + Mittwoch 5h + Donnerstag 4,5h + Freitag 4,5h =

20h

20h / 5 Tage = 4h durchschnittliche Wochenarbeitszeit

 

Anhand des Beispiels wird deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob an einem vollen (8 Stunden) oder an einem halben (4 Stunden) Tag ein Urlaubstag genommen wird. Bedingt durch die durchschnittlich berechnete Wochenarbeitszeit hat dies keinen Einfluss (+/- Stunden) auf das Stundenkonto der Mitarbeiter*in.

Die Urlaubstage gelten immer für ein gesamtes Kalenderjahr (01. Januar - 31. Dezember) und werden ggf. anteilig berechnet. Wenn nicht alle Urlaubstage dargestellt werden, sollte überprüft werden, ob der richtige Zeitraum eingestellt ist. Werkzeit berechnet den Urlaubsanspruch automatisch für den eingestellten Zeitraum.

Wenn in der Ansicht von Mitarbeiter*innen der Urlaubsanspruch zu Beginn eines laufenden Jahres negative Resturlaubstage anzeigt, liegt das daran, dass im Vorjahr mehr Urlaubstage genommen wurden als der Urlaubsanspruch hergab. Um dies zu überprüfen wählst Du in der Ansicht den Dezember des Vorjahres aus. Dort sollte dann der Wert unter "Genommen" größer sein als der "Urlaubsanspruch".

Beim Anlegen eines Anstellungsverhältnisses wählst Du das jeweilige Bundesland für eine*n Mitarbeiter*in aus. Die entsprechenden Feiertage werden dann automatisch eingestellt.

Möglichkeit 1: Dein*e Mitarbeiter*in „bummelt“ diese ab. Dies wird als „neue Abwesenheit“ mit der Kategorie „Freizeitausgleich“ in Werkzeit erfasst. Werkzeit gleicht die Überstunden dann dementsprechend an.

Möglichkeit 2: Dein*e Mitarbeiter*in möchte einen Teil der Überstunden ausgezahlt bekommen. Beispiel: Dein*e Mitarbeiter*in hat 92 Überstunden und möchte davon 50 Stunden zum Monatsende Juli ausgezahlt bekommen. Es verbleiben 42 Überstunden. 

Wähle in der Web-App die*den gewünschte*n Mitarbeiter*in aus und wähle im Profil die Funktion „bearbeiten“. Beende (in dem gegebenen Beispiel) das Anstellungsverhältnis zum 31. Juli. Im nächsten Schritt legst Du ein neues Anstellungsverhältnis an und trägst die gleichen Daten ein, wie beim Anstellungsverhältnis zuvor. Unter „Übertrag Arbeitszeit“ fügst Du die zu übertragenen (in unserem Beispiel 42) Stunden ein.

Diese Funktion ist aktuell nur in der Web-App möglich. Um Urlaubstage oder Freizeitausgleiche einzutragen, öffnest Du die Maske der jeweiligen Mitarbeiter*in, klickst auf den ausgewählten Tag und fügst eine Abwesenheit hinzu. In dem Reiter „Abwesenheit hinzufügen“ gibt es verschiedene Arten von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Krank mit Kind, Freizeitausgleich, etc.) zwischen denen Du auswählen kannst.

Da das Bundesurlaubsgesetz keinen Rechtsanspruch auf halbe Urlaubstage oder sonstige Bruchteile von Urlaubstagen kennt, gibt es diese Funktion in Werkzeit nicht. Um aber dennoch „halbe“ Urlaubstage einzutragen, kann z.B. an Heiligabend ein „Sonderurlaubstag“ und an Silvester ein „Freizeitausgleich“ angelegt werden. In Summe entstehen so 2x ein halber Tag Urlaub.

Sollte Deine Frage nicht dabei sein, melde Dich bitte über das Support-Formular bei uns und wir helfen Dir so schnell wie möglich weiter.